La auditoría logística en los caminos post Covid-19

La auditoría logística en los caminos post Covid-19

La crisis actual requiere una respuesta inmediata para reducir los costos de operación y centrarse en la era posterior al Covid-19, por tanto es importante hacernos las siguientes preguntas:

¿Se pueden mejorar la productividad y la eficiencia espacial? ¿Cómo se puede reducir el tiempo de producción del almacén? ¿Es posible aumentar el rendimiento o mejorar la calidad en una estructura establecida?

Los cuestionamientos se pueden responder en una auditoría logística. Covid-19 requiere una respuesta inmediata para reducir los costos y mejorar la eficiencia y la flexibilidad. Es un evento que detona la necesidad de una auditoría logística centrada en cómo mejorar la operación actual y también en las necesidades operativas posteriores a Covid-19.

Independientemente de los desafíos actuales, la logística y las estructuras de la cadena de suministro han crecido a lo largo de los años a través de adquisiciones y la expansiones, dejando la red, muy a menudo, en necesidad de una urgente evaluación y ajuste.

Para muchas empresas, los requisitos y el marco de las condiciones logísticas han cambiado significativamente: La reducción de los tiempos de servicio, el aumento de las devoluciones, el abastecimiento global y la creciente digitalización y automatización exigen una revisión constante de la operación logística para garantizar la eficiencia, la capacidad de respuesta, la sostenibilidad y la adaptación a los objetivos corporativos.

La Auditoría Logística examina y optimiza el rendimiento logístico de una empresa en varios niveles diferentes e identifica oportunidades para mejorar la eficiencia de los procesos operativos. Durante la auditoría también se evalúa el uso de tecnologías innovadoras y sistemas de control y planificación.

Por ejemplo, los sistemas operativos apoyados por la IA (Inteligencia Artificial).

Este documento proporciona una visión de cómo se pueden identificar las posibles mejoras, de forma rápida y sólida, mediante una auditoría logística y cómo se pueden planificar y preparar las medidas de aplicación necesarias a corto y mediano plazo.

Enfoque holístico de la logística

Al realizar la auditoría logística, se identifican las posibilidades de reducir costos manteniendo o desarrollando las ventajas competitivas.

Una auditoría ofrece el potencial de reducir los costos totales de la logística y la cadena de suministro. Las auditorías periódicas aumentan la transparencia de los procesos y llaman la atención sobre las desviaciones de los procesos y objetivos definidos. La calidad de los componentes de la logística, como el servicio de entrega, se mejorará y se identificarán y eliminarán los factores que influyen en los costos, como los plazos de entrega demasiado largos o las demoras.

También se identifica y evalúa el potencial de reducción de costos, mejora de los servicios y la calidad en toda la red logística mediante un enfoque holístico, teniendo en cuenta el mercado y el entorno empresarial.

Este análisis, desde luego, debe incluir la necesidad de abordar las medidas de distanciamiento social y seguridad en el trabajo posteriores a Covid-19 e incluye diferentes escenarios potenciales y futuros. Además de las medidas a mediano y largo plazo, se identifican acciones, que pueden aplicarse rápidamente y conducir directamente a la reducción de los costos o a la mejora del rendimiento (Quick Wins).

La organización y la estructura del proyecto son requisitos previos esenciales para el éxito de la auditoría. Idealmente se trata de un proyecto independiente llevado a cabo con un calendario fijo.

Organizar y estructurar adecuadamente el proyecto son requisitos previos esenciales para el éxito de una auditoría.

Resultados óptimos y análisis integral

Análisis de la situación actual, vulnerabilidades y potencial, en resumen:

Auditoría logística

►Procesos y TI (Tecnologías de Información)

►Espacio

►Gente y organización

►Tecnología (de almacén)

1.- Análisis y visualización de la situación.

Los participantes en el proyecto, entre los que deberían figurar ejecutivos relevantes del equipo de la empresa, deben ser invitados a una reunión de inicio de la auditoría para examinar, determinar y alinearse con los objetivos, metas y procedimientos del proyecto. Se debe crear un gráfico de flujo de materiales, basado en datos actuales, para identificar el flujo primario de materiales.

Además, se debe analizar la estructura de los pedidos y la situación de las existencias. Para una visión holística, es importante considerar los escenarios de cantidad requeridos después de Covid-19, así como los escenarios de crecimiento que ya han sido estimados y cualquier cambio planificado.

En función del apoyo de la tecnología de la información y de la disponibilidad de los datos (data warehouse, big data), pueden utilizarse herramientas de extracción de datos/procesos para acceder directamente a los datos de los procesos.

2.- Cuellos de botella y vulnerabilidad.

El primer paso debe ser una inspección de todo el lugar, realizar entrevistas del proceso y los datos analizados para evaluar plenamente todos los factores de costo y servicio. Deben recogerse los KPI (indicadores clave de desempeño / métricas de rendimiento) pertinentes y compararse con los mejores procesos comparables de la industria.

Lo anterior permite identificar las oportunidades de reducción significativa de los costos que deben ser estimados. Durante la fase de examen de los procesos del proyecto se deben analizar los procesos en busca de anomalías y vulnerabilidades. La atención puede centrarse en los aspectos relacionados con el proceso, la infraestructura o la organización.

Entre otros, el proceso de planificación hasta el controlr operacional del almacén debe evaluarse utilizando la moderna inteligencia de control (basada en la inteligencia artificial) (especialmente los sistemas de tecnología de la información). Se dará prioridad a los puntos débiles y los estrangulamientos sobre la base de su potencial para permitir que la auditoría se centre en las actividades y los procesos más costosos que no añaden valor y los elimine.

3. Identificar las posibilidades de mejora, evaluar las opciones de acción y asegurar el futuro.

Utilizando la lista priorizada de oportunidades basada en el impacto económico (impacto cualitativo y cuantitativo) se diseñarán y probarán soluciones para abordar las cuestiones identificadas.

Éste permite al equipo del proyecto tomar una decisión informada sobre el curso de acción apropiado. En un taller conjunto se seleccionarán las soluciones que se seguirán buscando, que se agrupan por concepto de solución, reducción de costos y potencial de rendimiento.

La estimación de la relación costo-beneficio de los sistemas de control modernos (por ejemplo, los procedimientos de IA para la asignación de franjas horarias o la agrupación de lotes, así como los métodos generales de previsión para estimar los volúmenes de consignaciones y ventas) también asegurará la orientación futura del almacén. Miebach contribuirá a la utilización de casos de proveedores especializados para el debate.

4. Hoja de ruta para la implementación.

Una vez que se hayan identificado los factores determinantes de los costos y se haya diseñado y acordado la solución apropiada, se deberá preparar una especificación más detallada de la solución. Se recomienda la creación de hojas de datos para cada solución que contengan una descripción explicativa de la medida y una estimación de los costos y beneficios.

El siguiente paso es acordar un calendario de aplicación en función de su duración y de las posibles interdependencias con proyectos existentes u otras consideraciones (por ejemplo, otros proyectos o condiciones contractuales). Por último, los resultados de la auditoría logística se compartirán en un plan maestro para permitir una aplicación satisfactoria.

Beneficios

Una auditoría logística, que incluya todos los procesos y actividades desde la entrada de las mercancías hasta su expedición, constituye la base de un proyecto eficiente y eficaz. El enfoque del proyecto que se propone aquí identifica los procesos críticos con mayor potencial de mejora. También se detalla y desarrolla la estructura dentro de la organización.

Las medidas de mejora se priorizan en función de la rentabilidad, y las mejores soluciones y conceptos se incorporan a un plan de ejecución. Basándose en la experiencia del proyecto, el costo de una auditoría logística tiene una amortización de 3-4 meses. Muchas de las soluciones pueden aplicarse a corto y mediano plazo.

Una auditoría logística eliminará los cuellos de botella del proceso mediante la reestructuración y mejorará los niveles de servicio y la calidad.

La auditoría logística es un excelente primer paso para desarrollar un plan de mejora sostenible para una ubicación o red que asegure que los caminos post Covid-19 o el distanciamiento laboral y social están en el centro de la operación.

Ejemplo de proyecto para evaluar las posibilidades y las líneas de acción

Proceso

Infraestructura

Organización

Innovación

Potencial alto / Costos de implementación medio

►El control de la logística

►Lote (basado en la IA)

►Optimización del inventario y del tamaño de los lotes

 

Potencial medio / Costos de implementación medio

►Rediseño de los procesos de vaciado

►Previsión (basada en la IA)

►Aclaración de las responsabilidades organizativas

►Aumentar la seguridad del proceso en el almacén

►Estrategia para las partes pequeñas

 

Potencial medio / Costos de implementación alto

►Gestión de proveedores

►Establecer un gemelo digital

 

Potencialmente bajo / Costos de implementación bajo

 

►Uso de cajas de almacenamiento conjunto

Factores de éxito de la auditoría logística

 

►Estimación rápida de potenciales a través de puntos de referencia y experiencia en proyectos.

►Rápida aplicación para lograr mejoras/ahorros de eficiencia.

►Perspectiva independiente.

►Procedimiento estandarizado con listas de verificación, comparación con puntos débiles comunes, visualizaciones predefinidas.

►Gestión de proyectos por expertos experimentados en planificación de almacenes con un profundo conocimiento de los procesos, la tecnología y las tecnologías de la información.

Una auditoría logística es el primer paso para mejorar las instalaciones de forma sostenible.

 

*Stephen Klein, es consultor Sr., de Miebach Consulting Alemania.

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