Equipos Competitivos de Alto Desempeño en Logística y Comercio Exterior

Equipos Competitivos de Alto Desempeño en Logística y Comercio Exterior

Equipos Competitivos de Alto Desempeño en Logística y Comercio Exterior

Autor:

Ing. Eduardo Ramos Morán

 

La logística es determinante en material de competitividad empresarial. De ella depende la transportación en tiempo y forma de materias primas hasta los centros de manufactura, así como el traslado de producto terminado hacia donde se encuentran los clientes que los van a adquirir.

Quienes toman decisiones dentro de una organización deben conocer la importancia de la competitividad, factor fundamental para obtener cada vez mejores resultados. Es la competitividad la que determina que el cliente prefiera nuestros productos o servicios sobre los de la competencia. Sólo las empresas altamente competitivas pueden ofrecer el producto de la mejor calidad al mejor precio. La pelea es encarnizada; por ello, es trascendental fomentar la colaboración interna para garantizar el éxito de la organización.

El mundo de la logística cambia constantemente debido a muchos factores: la variación de precios de combustibles; costo, tiempo y disponibilidad de transporte; tipos de cambio; el clima, que puede repercutir en función de los medios de transporte; la ampliación del Canal de Panamá; la entrada de nuevas rutas aéreas con aviones de carga de gran tamaño, etcétera.

Un factor que determina la permanencia de las empresas con plantas de manufactura es la logística, que puede representar desde un 7 hasta un 14% del costo total del producto terminado –si excede al 14%, ¡cuidado!, hablamos de baja competitividad-, por lo que es importante promover la optimización logística en la industria.

Infraestructura Logística Regional

Las regiones económicas a nivel mundial realizan ambiciosos proyectos de inversión en infraestructura logística para mantener y generar condiciones para atracción de inversiones. Podemos percibir esta infraestructura como carreteras y avenidas destinadas al transporte de mercancías y estaciones intermodales que permiten la combinación entre distintos medios de transporte, lo que posibilita que las empresas transporten sus mercancías en condiciones competitivas.

Para que las empresas puedan operar a niveles de alta eficiencia, sus decisiones deben obedecer a una estrategia global que permita a sus integrantes trabajar en equipo.

Organigrama Funcional con Orientación Hacia la Logística

Para funcionar adecuadamente, las empresas deben tener estructuras organizacionales que les permitan orientar diversas habilidades y competencias para que se complementen en una sóla estrategia. Normalmente las áreas funcionales de estas organizaciones son: Finanzas y Contabilidad, Operaciones, Ingeniería y Manufactura, Ventas y Mercadotecnia, Recursos Humanos, Cumplimiento Legal y Comercio Exterior y Servicio al Cliente.

Cada uno de estos departamentos cuenta con sus propios objetivos, procedimientos e indicadores de productividad; tienen planes de trabajo, medición de resultados y desempeño conforme a metas, lo que permite evaluar su desempeño.

Hay actividades que requieren la coordinación con otros departamentos para la realización del trabajo; de ahí la importancia de una buena comunicación que permita el cumplimiento de sus actividades en tiempo, forma y costo.

Dentro de la organización, cada departamento tiene un propósito definido y procedimientos de trabajo que describen de manera detallada el desarrollo de sus actividades. Para el logro de los resultados esperados, también se definen los indicadores que miden el desempeño, considerando los perfiles de puestos de cada trabajador. Los colaboradores de cada departamento, además, comparten entre sí un mismo jefe, practican una misma disciplina y se podría decir que utilizan un lenguaje común y desarrollan también una propia cultura del trabajo.

Finanzas y Contabilidad. El personal que pertenece a este departamento realiza operaciones relacionadas con términos contables y con el estado de salud económica de la organización. Regularmente cada tema es expresado en un léxico monetario; algunos de esos términos son: presupuesto, póliza contable, estado de cuenta, transferencia, proveedores, factura, contra recibo, costos, retorno de inversión, gasto, deducible, amortización, cuenta por pagar, multa, utilidades, gasto no recuperable, etcétera.

Cumplimiento Legal y Comercio Exterior. Este departamento está orientado a brindar certeza legal, administrar el riesgo y generar la documentación del trámite aduanero para las operaciones del Comercio Exterior que se habrán de realizar para la importación de materias primas. Los términos aquí utilizados son importación, exportación, trámite aduanero, COVE, Certificado de Origen, validación, pago de contribuciones, Norma Oficial, Despacho Aduanal, DataStage, apertura y cierre de pedimento consolidado, Aduana Mexicana, Aduana Americana, pago de contribuciones, hoja de cálculo, manifestación de valor, listado de empaque, transportista, rampa, andén, montacargas, etcétera.

Operaciones, Ingeniería y Manufactura. Siguiendo la misma temática, podemos deducir que los términos para este departamento son Diseño, Prototipo, Bill de materiales, Plan de producción, hoja de especificaciones, diseño de ingeniería, ‘incoming inspection’, norma de calidad, tiempo muerto, tiempo de actividad, capacidad de producción, desperdicio o scrap, cuello de botella, Layout o diseño de la línea de producción, Just in Time, producción sin defectos, 5 Ss, ISO 9000, etc.

Ventas, Mercadotecnia, Recursos Humanos, Servicio al cliente, etc. Tienen sus propios propósitos, términos y lenguajes, que por límites de espacio aquí se omiten.

Director General o Gerente de Planta. El Director General o Gerente de Planta es el responsable del buen funcionamiento de la organización, por lo que asume la sincronización y apoyo entre los colaboradores para que esta opere de manera óptima.

Basados en estas definiciones, todos los colaboradores que pertenecen a la organización deben realizar su trabajo de manera sobresaliente para obtener una determinada competitividad. A continuación, expongo los 3 retos que requieren superar los Equipos de Alto Desempeño dentro de las empresas que desarrollan actividades de comercio exterior y logística:

  • Síndrome de Babel en las Organizaciones.- Patología o enfermedad que consiste en la ausencia de una comunicación efectiva.

Cuando un departamento requiere el apoyo de otro, cualquier decisión puede afectar o impactar los indicadores de ambos. Es cuando puede manifestarse el Síndrome de Babel, cuando la solicitud no es comprensible porque te hablan en ‘otro idioma’. Este fenómeno se presenta con frecuencia: aunque se hable el mismo idioma, la comprensión de las necesidades del intercomunicador es deficiente. Veamos un ejemplo:

Suponga que se requiere de la inversión en capacitación para el personal de un departamento de cumplimiento legal como consecuencia de una nueva disposición de ley recientemente publicada. Aquí la manera de hacer la solicitud -incluyendo su justificación- es muy importante, pues si no se hace de manera correcta, la solicitud pudiera ser rechazada, ocasionando graves consecuencias a la compañía. Dado que la solicitud se hace al departamento de finanzas, esta solicitud se tiene que realizar hablando el mismo lenguaje para garantizar su comprensión, por lo que deberá de ser expresada en términos de inversión, incluyendo el retorno sobre la inversión (ROI), cómo se recibirá el beneficio, inclusive cuál será el gasto o multa de no realizarse dicha inversión. Es común que cuando un departamento solicita la colaboración de otro departamento la solicitud es expresada en un lenguaje del departamento que solicita el apoyo y no del departamento que deberá de proveerlo. Marco Tulio Cicerón expresó hace más de 2000 años: “Si quieres persuadirme, tienes que hablar con mis palabras, pensar mis pensamientos y sentir mis sentimientos”. Esto aplica perfectamente cuando se solicita la colaboración entre departamentos, pues solo a través de una comunicación efectiva se logran acciones eficaces que ayudan a las organizaciones a superar los retos del día a día de la mejor manera. ***Se omitió el final del párrafo. Era redundante***.

 

  • Administración de Procesos de Negocios.- Sin duda todas las organizaciones trabajan con base en Las organizaciones de clase mundial invierten tiempo y dinero en tener una buena administración de los mismos, pues de ello depende el logro de resultados. Varios de estos procesos son de tipo transversal, porque participan actores de diversos departamentos colaborando entre sí. Algunos de ellos reportan a diferentes gerentes, y es por ello que la comunicación debe ser efectiva para alcanzar resultados óptimos. A esto se le denomina Procesos de Negocio, y de ello depende mantener un costo, tiempo y resultado correcto orientado al buen desempeño de la empresa que de alguna manera se ve reflejado dentro del estado financiero. ¿Por qué son importantes los procesos de negocio? Por los muchos y constantes cambios ocasionados por tendencias tecnológicas, mejora en comunicaciones, factores externos en transporte de mercancías, cambios en las regulaciones debido a la globalización, afectaciones financieras mundiales, etcétera. Esto sin duda afecta la logística y el comercio exterior, así como la manera de funcionar de la organización en general; es por ello que tenemos que hacer actualizaciones de los procesos de negocio, principalmente en lo relacionado con las tecnologías de información y comunicaciones. De la misma manera los procesos de trabajo deben de estarse adaptando a las políticas y forma de operar de la empresa de manera permanente, incorporando indicadores de desempeño y ofreciendo nuevas oportunidades de desarrollo de su personal. Es fundamental tener procesos de trabajo que incluyan un diagrama de flujo y que el personal que los realiza los conozca, y que tenga libre opción de exponer sus dudas para realizar bien su trabajo.

 

  • Apostar a la Inteligencia de Negocios.- En un mundo globalizado, las organizaciones requieren una toma de decisiones efectiva, oportuna y con base en el conocimiento de la situación. Esta debe contar con una estrategia de información que nos permita tener elementos como visibilidad, información oportuna, decisiones históricas, métricas e indicadores clave del negocio, así como el grado de alcance de las metas y objetivos. En pocas palabras, la Inteligencia de Negocios es la metodología que nos permite tener procesos y herramientas tecnológicas que nos faciliten datos para hacer un análisis rápido de información valiosa, para una toma de decisiones, veloz y efectiva.

Toda decisión tomada genera una serie de resultados que a su vez incrementan la información disponible, misma que permite analizar tendencias y así conseguir una mejora en la toma de las decisiones subsecuentes.

Hoy en día, los Sistemas de Información son imprescindibles, dado que la información es uno de los recursos más valiosos con que cuentan las empresas. La manera en que se generan los reportes debe ser inmediata -incluidos los estados financieros y contables-, por lo que cada vez es más importante contar con información oportuna, puesto que ahora un factor clave para la competitividad tiene que ver con la velocidad en la toma de decisiones.

Si ponemos atención a la calidad de la información para tomar decisiones de la misma manera que ponemos atención a la calidad del producto, podremos garantizar nuestra competitividad en el entorno dinámico de las organizaciones.

 

Autor: Ing. Eduardo Ramos Morán

CV:

Ingeniero en Electrónica y Sistemas Digitales por el Instituto Tecnológico de Ciudad Juárez. Especialista en Administración de Procesos de Negocio en Comercio Exterior (BPM), Propiedad Intelectual, Derechos de Autor y creación de ideas. Tiene alta experiencia en el Desarrollo de Software y Comunicaciones. Cuenta con el diplomado de la Academia de Liderazgo de la JCI Japón. Miembro del Comité de Comercio Exterior de Índex Juárez desde 2004. Concluyó el programa “Alta Dirección de Empresa AD2”, del IPADE 2016. Vicepresidente de la Confederación Patronal de la República Mexicana Ciudad Juárez (COPARMEX, 2015-2017) y Presidente desde 2018. Presidente del Centro Humano de Liderazgo CEHLIDER (2015-2017), organización que promueve el desarrollo humano a través del liderazgo. Vicepresidente de la Cámara Nacional de Comercio (CANACO) (2014-2017). Dirige la Comisión de Innovación y Competitividad COPARMEX Juárez (2015-2017). Participante activo en la Comisión Nacional de Competitividad y en la Comisión Nacional de Asuntos Fiscales de COPARMEX. Presidente del Club Rotario Juárez Paso del Norte (2011-2012). Ha impartido distintos cursos, entre los que destacan “Automatización de Procesos de Comercio Exterior”, “Control de Inventarios”, “Anexo 77: Todo está relacionado” y “Automatizando la Logística y el Comercio Exterior en México”. Empresario en la Industria del Software en Logística y Comercio Exterior por 22 años. Director General y Fundador de Aduanasoft, SA de CV.

CITAS (actualizar):

“Quienes toman decisiones dentro de una organización, deben conocer la importancia de la competitividad, factor fundamental para obtener buenos resultados, solo a través de la competitividad, los clientes seleccionan tu producto en lugar de uno de la competencia”

“Para las empresas que tienen plantas de manufactura, un factor que determina su ubicación o permanencia, es la logística, la que puede representar desde un 7 hasta un 14 % del total de costo del producto terminado. (Si es mayor al 14% ¡cuidado! Estará en zona de riesgo competitivo)”

“Las regiones económicas a nivel mundial, realizan proyectos de inversión en infraestructura logística, para mantener y generar condiciones para atracción de inversiones”

“Dentro de la organización, cada departamento tiene un propósito definido y procedimientos de trabajo que describen de manera detallada el desarrollo de actividades, para el logro de los resultados esperados”

“Este departamento está orientado a dar certeza legal, administración del riesgo, generar la documentación del trámite aduanero para las operaciones de comercio exterior”

“Hay un pensamiento que dijo Marco Tulio Cicerón hace más de 2000 años ‘Si quieres persuadirme, tienes que hablar con mis palabras, pensar mis pensamientos y sentir mis sentimientos’”

“¿Por qué son importantes los procesos de negocio? Muchos cambios son ocasionados por tendencias tecnológicas, mejora en comunicaciones, factores externos en transporte de mercancías, cambios en las regulaciones debido a la globalización, afectaciones financieras mundiales, etc.”

“La inteligencia de negocios es la metodología que nos permite tener procesos y herramientas de tecnología que nos faciliten datos para hacer un análisis rápido de información valiosa para una toma de decisiones, veloz y efectiva”

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